Gisteren is het plan van aanpak voor de renovatie van het stadhuis vastgesteld. Daarmee is de eerste deadline in het hele project gehaald. Dat geeft moed voor het vervolg. Dat bestaat voor de commissie in eerste instantie uit deskundigheid vergaren op het gebied van het opstellen van een programma van eisen en de verschillende vormen van aanbesteden. Daarvoor gaan we de maand augustus gebruiken. Hieronder het vastgestelde plan van aanpak. 1 Plan op hoofdlijnen Renovatie Stadhuis Versiedatum: 29 07 2016 2 Inhoudsopgave 1. Inleiding / Achtergrond..................................................................................................................... 3 2. Randvoorwaarden/ aanpassingen Programma van Eisen.............................................................. 3 2.1. Uitgangspunten Programma van Eisen................................................................................... 3 2.2. Uitgangspunten renovatieproject............................................................................................. 5 3. Projectopdracht................................................................................................................................ 5 4. Producten ........................................................................................................................................ 5 5. Projectactiviteiten............................................................................................................................. 6 6. Projectgrenzen................................................................................................................................. 7 7. Kwaliteit ........................................................................................................................................... 7 8. Planning op hoofdlijnen ................................................................................................................... 8 9. Risico’s ............................................................................................................................................ 8 Bijlage: eerste aanzet vernieuwd programma van eisen ........................................................................ 9 3 1. Inleiding / Achtergrond Op 13 juni 2016 heeft de gemeenteraad in haar vergadering een motie aangenomen inzake verbouw van het huidige stadhuis aan de Drs. F. Bijlweg 20 te Den Helder. In de motie is een aantal uitgangspunten opgenomen: 1. Uiterlijk op 1 augustus 2016 een plan op hoofdlijnen met betrekking tot renovatie van het huidige stadhuis aan de Drs. F. Bijlweg aan de raad ter vaststelling aan te bieden, met inbegrip van: • een aanpassing van het Programma van Eisen waarmee • recht wordt gedaan aan de huidige regionale ontwikkelingen met betrekking tot uitvoerende diensten en gemeenschappelijke regelingen; • nadruk wordt gelegd op de duurzaamheid bij de planeisen; • de afdeling Sociaal Domein in het stadhuis wordt gehuisvest; • het benodigde uitvoeringskrediet niet hoger zal zijn dan € 9 mln. • een projectplanning, zodat er medio 2017 een daadwerkelijke start kan worden gemaakt met de renovatie; 2. Een nader door de raad in de raadsvergadering van 11 juli 2016 te benoemen commissie van 7 raadsleden direct te betrekken bij het opstellen van het plan en de nadere uitwerking daarvan teneinde de controle op voortgang en inhoud mogelijk te maken en verdere vertraging te voorkomen. Het college van Burgemeester en Wethouders heeft op 23 juni 2016 kenbaar gemaakt aan de gemeenteraad om uitvoering te geven aan de motie. In de desbetreffende raadsinformatiebrief is door het college aangegeven dat er geen risico’s mogen zijn voor klanten, werknemers en omwonenden. Verder dient de overlast gedurende de renovatie tot een minimum te worden beperkt. In een tweetal vergaderingen met de raadscommissie begeleiding renovatie stadhuis (15 en 18 juli 2016), is de structuur van dit document vastgesteld. Dit document bevat naast een plan van aanpak ook de hoofdlijnen (kaders/ randvoorwaarden) van de aanpassingseisen van het programma van eisen. 2. Randvoorwaarden/ aanpassingen Programma van Eisen Er is in de motie en later door het college en de raadscommissie een aantal randvoorwaarden geformuleerd inzake de renovatieopgave voor de Drs. F. Bijlweg 20. Deze randvoorwaarden dienen als basis voor het aangepaste programma van eisen. 2.1.Uitgangspunten Programma van Eisen • Het uitgangspunt zijn de vigerende (huidige) voorschriften omtrent benodigde oppervlakte per werkplek. De minimaal benodigde oppervlakte per werkplek is wettelijk geregeld in de NEN 1824. In deze norm staat dat de afmetingen zodanig moeten zijn dat de werknemer zijn werkzaamheden veilig en zonder nadelige gevolgen voor welzijn en gezondheid kan uitvoeren. Eveneens moet de werknemer kunnen beschikken over voldoende bewegingsruimte. Om te bepalen wat de minimaal benodigde oppervlakte is geldt een optelsom van aspecten, waarbij gemiddeld circa 7 m2 benodigd is per werkplek. Dit is exclusief verkeersruimten. • Het Nieuwe Werken als werkplekconcept Hoewel het begrip ‘Het Nieuwe Werken’ beschouwd kan worden als een containerbegrip, wordt in dit geval een efficiënt en optimaal ruimtegebruik bedoeld waarbij uitgegaan wordt van een werkplekfactor van 70%. Alle medewerkers, leidinggevenden en directie maken gezamenlijk gebruik van het medewerkergebied door toepassing van het flex-concept. Door deze werkplekfactor kan worden ingespeeld op (toekomstige) regionale ontwikkelingen met betrekking tot uitvoerende diensten, om overcapaciteit te voorkomen of tot een minimum te beperken. 4 • Afdeling Sociaal Domein naar Drs. F. Bijlweg 20 Vooralsnog is het Sociaal Domein gevestigd in de Drs. F. Bijlweg 2. In het programma van eisen dient rekening te worden gehouden met het feit dat deze afdeling ingevoegd wordt aan de Drs. F. Bijlweg 20. Hiermee wordt de gehele gemeentelijke organisatie, met uitzondering van team Wijkbeheer (Ambachtsweg), centraal gevestigd in één gebouw. Gelet op deze randvoorwaarde betekent het dat er in totaal 469 werknemers in het huidige stadhuis gevestigd dienen te worden. In een programma van eisen wordt normaliter gewerkt met de eenheid Full Time Employment (FTE). De hiervoor genoemde 469 werknemers vertegenwoordigen 369 FTE. Hiervan bevinden zich 315,5 FTE in het werkplekdomein medewerkers en directie. De overige FTE hebben geen vaste werkplek (balie, catering etc.). Op basis van een werkplekfactor van 70%, met een deeltijdfactor van 10% (overcapaciteit) en het voorgenoemde aantal FTE in het werkplekdomein, dient in het programma van eisen rekening te worden gehouden met 243 werkplekken. [ 315,5 FTE x 70% werkplekfactor ] * 1,10 deeltijdfactor = 243 werkplekken Verder is het de wens om met de inrichting van het gebouw in te spelen op de veranderende behoefte van werknemers en klanten (o.a. digitaliseren) door toepassing van flexibiliteit. Praktisch betekent dit dat het gebouw eenvoudig aangepast kan worden aan veranderende wensen en eisen, zodat ingespeeld kan worden op eventuele toekomstige (regionale) ontwikkelingen. • Duurzaamheid In het programma van eisen wordt nadruk gelegd op het thema duurzaamheid. Basiseis voor de gehele verbouwing, dus ook voor het thema duurzaamheid, is het Bouwbesluit 2012 met het wijzigingsbesluit van 2015 (wettelijke vereiste). Met betrekking tot verbouw zijn in ieder geval voor het thema duurzaamheid eisen opgenomen voor thermische isolatie. Steeds geldt dat voldaan moet worden aan het verbouwniveau (van rechtens verkregen ofwel vergunde niveau), tenzij er hogere eisen zijn opgenomen voor bestaande bouw (ondergrens) in het Bouwbesluit 2012. Naast het wettelijke vereiste wordt als wens geuit om aanvullende duurzaamheidsmaatregelen te treffen vanuit het beleid van de overheid gericht op (bijna) energieneutraal bouwen. Inzet van warmtepomp, koeling, vloerverwarming, PV-panelen en CO2-gestuurde regeling per ruimte zijn mogelijkheden waar aan gedacht kan worden om het gebouw te verduurzamen. Voorgenoemde betreft een niet limitatieve opsomming van mogelijkheden. • Buitenruimte: parkeerterrein en stallingsruimte conform wettelijke vereisten (parkeernormen, CROW). In de huidige situatie kan op basis van de gemeentelijke parkeernormen geconcludeerd worden dat er vanuit deze theoretische benadering voldoende parkeergelegenheid aanwezig is in de nabijheid van het huidige stadhuis. De verplaatsing van het Sociaal Domein naar de Drs. F. Bijlweg 20 leidt vanuit verkeerskundig oogpunt niet tot een verandering in het aantal benodigde parkeerplaatsen, maar wel van de plek waar men gaat parkeren. Overigens is er wel een mogelijkheid om het parkeerterrein aan de achterzijde van het huidige stadhuis te optimaliseren, waardoor het aantal parkeerplaatsen verdubbelt en minder in de omgeving, op parkeerplaatsen voor naastgelegen functies, geparkeerd hoeft te worden. • Uitstraling: Aanpassing van de uitstraling van de buitenzijde van het gebouw is in principe een wens, met uitzondering van: - Noodzakelijke aanpassingen volgend uit wet- en regelgeving (o.a. Bouwbesluit 2012) - Elementen aan de buitenzijde die conform NEN 2767 lager scoren dan conditieniveau 2 (goede conditie). 5 2.2.Uitgangspunten renovatieproject • Voor zover mogelijk een gefaseerde uitvoering van de renovatie De renovatie wordt indien mogelijk gefaseerd uitgevoerd om de noodzaak van tijdelijke huisvesting (voor zover mogelijk) te voorkomen. Afhankelijk van de verfijningsslag in het programma van eisen blijkt of en in welke mate tijdelijke huisvesting benodigd is. Van belang is het feit dat er nimmer risico voor klanten, werknemers of omwonenden mag zijn. Verder dient de (geluids)overlast tot een minimum beperkt te worden. Er wordt een onafhankelijke deskundige ingeschakeld om advies uit te brengen over wat haalbaar en realistisch is. • Investeringskrediet van 9 miljoen euro voor een renovatie met een exploitatieperiode van 20 jaren In de motie is een investeringskrediet van 9 miljoen euro benoemd voor de renovatie van het huidige stadhuis. In de verfijningsslag van het programma van eisen dient te blijken wat mogelijk is met dit budget. Het is goed om hierbij onderscheid te maken tussen wensen en eisen. Eisen zijn als randvoorwaarden in dit document meegenomen, wensen worden uitgevoerd voor zover het projectbudget dit toe laat. Het projectbudget van 9 miljoen euro betreft een maximaal bedrag, waartoe ook de bijkomende kosten (projectorganisatie, honoraria en verschotten) worden gerekend. Gelet op het feit dat renovaties, conform de gemeentelijke nota afschrijvings- en rentebeleid afgeschreven worden in 20 jaren, wordt voor het bepalen van de exploitatieperiode uitgegaan van een periode van 20 jaren. Voorwaarde is wel dat de renovatie ook van dien aard is dat deze periode te rechtvaardigen is. De renovatie is leidend en bepaalt dus gelet op voorgaande voorwaarde de daadwerkelijke exploitatietermijn en niet andersom. • Exploiteerbaar binnen maximale huisvestingslasten van € 1,6 miljoen (huidige begroting gaat uit van € 2,0 miljoen) Als afgeleide van de investeringssom zijn het de kapitaallasten (rente & afschrijving van de investering), samen met de onderhoudskosten, energielasten en zakelijke lasten, die het effect op de gemeentelijke begroting bepalen. In het renovatieproject is dus naast het gestelde projectbudget een randvoorwaarde dat het geheel exploiteerbaar is binnen maximale huisvestingslasten van € 1,6 miljoen per jaar, én zo mogelijk leidend tot lagere jaarlijkse exploitatielasten dan het gestelde maximum. Er wordt dus naast de investeringssom rekening gehouden met andere huisvestingslasten zoals toekomstige energielasten en zakelijke lasten. • Aanbestedingsvorm wordt definitief vastgesteld uiterlijk op 1 oktober 2016 Hoewel in dit document op diverse plaatsen uitgegaan wordt van een traditionele aanbestedingsvorm, staat dit nog niet vast. Eén van de eerste uitwerkingsvraagstukken van de komende maanden is het bepalen van de aanbestedingsvorm, omdat dit directe invloed heeft op het te volgen proces. Naast een traditioneel bouwmodel is het mogelijk om voor een Design & Build variant te kiezen, waarbij de aanbestedende dienst op basis van het Programma van Eisen de opdracht aanneemt. Daarnaast zijn tal van andere opties mogelijk, waardoor een zorgvuldige afweging noodzakelijk is op basis van voor- en nadelen. De begeleidende partij bij het aanbestedingstraject kan mogelijk ook de opdracht meekrijgen om hierin te adviseren. 3. Projectopdracht Het project voorziet in de renovatie van het huidige stadhuis aan de Drs. F. Bijlweg 20, rekening houdende met bovengenoemde randvoorwaarden en uitgangspunten. Doel is een adequaat onderkomen te realiseren waar de ambtelijke organisatie haar activiteiten kan uitvoeren, de inwoners terecht kunnen en het politieke proces gefaciliteerd wordt. 4. Producten In het proces tot de realisatiefase worden de volgende (deel)producten ontwikkeld: • Programma van eisen: in een programma van eisen (PVE) worden alle inhoudelijke wensen én eisen opgenomen die de opdrachtgever en andere partijen aan het resultaat stellen. In het 6 programma van eisen wordt niet gesproken over planning en budget (= projectplan). Globaal bevat een PVE de volgende aspecten: o Functie van het gebouw; o Benodigde grootte van de functie; o Ruimtes en de relatie tussen ruimtes (floorplan); o Logistiek die bij de functie en de ruimtes hoort; o Wettelijke voorschriften die bij de functie horen en van invloed zijn op het (functioneren van het) gebouw; o Faciliteiten; o Uitstraling; o Vormgeving (wensen); Van belang is het onderscheid tussen wensen en eisen. Eisen dienen minimaal aanwezig te zijn, zoals opgenomen in paragraaf 2.1. van dit document, en wensen zijn optioneel afhankelijk van het resterende projectbudget. • Ontwerp binnen- en buitenzijde: op basis van het PVE dient een ontwerp opgesteld te worden van de binnenzijde en de buitenzijde. Hierbij dient de architect rekening te houden met het beschikbaar gestelde budget. • Bestek: Een bestek is een nauwkeurige beschrijving van een uit te voeren bouwwerk. Het bestek omvat zowel bouwtekeningen als een beschrijving van het werk en de voorwaarden die hiervoor gelden. • Kostencalculatie: op basis van het ontwerp (inclusief bestek) kan doorgerekend worden wat de te verwachten kosten zijn, op basis waarvan het investeringskrediet aan de gemeenteraad gevraagd kan worden. Het wordt aanbevolen om door een deskundige in het gehele proces inschattingen te laten doen van de te verwachten kosten, zodat het PVE, ontwerp en het bestek passen in het projectbudget. • Aanbestedingsleidraad: het is goed om hier nadrukkelijk het onderscheid aan te geven tussen aanbestedingsvormen en gunningsvormen. Voor het gunnen kan gekozen worden voor de laagste prijs of voor de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). Laatstgenoemde heeft als voordeel dat naast de prijs ook op andere factoren getoetst kan worden. Nadeel is dat het een complexer selectieproces is. Naast de gunningsvormen zijn er ook diverse aanbestedingsvormen. Zo kan aanbesteed worden op basis van: o Programma van Eisen; o Ontwerp; o Bestek; Vooralsnog wordt in de projectplanning uitgegaan van een traditionele bouwmethode, waarbij aanbesteed wordt op basis van in ieder geval een ontwerp. 5. Projectactiviteiten Voor alle hieronder genoemde projectactiviteiten geldt dat uitgegaan is van een traditioneel bouwmodel. In hoofdstuk 2.2. is reeds aangegeven dat het bouwmodel nog niet vaststaat, waardoor afhankelijk van het aanbestedingsmodel, mogelijk activiteiten niet door de gemeente, maar door de aanbestedende partij worden uitgevoerd. • Voorbereidingskrediet: er dient budget aangevraagd worden voor de (externe) ondersteuning van de commissie begeleiding renovatie stadhuis 2016. Daarnaast heeft het college van B&W budget nodig voor het inhuren van externe expertise voor onder andere het opstellen van het PVE, ontwerp en de kostencalculatie. • Programma van eisen: bespreken uitgangspunten per onderdeel, waarbij specifiek onderscheid gemaakt wordt tussen wensen en eisen. Wensen worden verder geprioriteerd om aan te geven welke zaken minder of meer van belang zijn. • Ontwerp binnen- en buitenzijde: aantrekken van architect die op basis van de gebouw specifieke eigenschappen en het PVE komt tot een ontwerp van de binnenzijde en afhankelijk van het PVE ook van de buitenzijde. 7 • Bestek: opstellen bestek door bouwkundige deskundige. • Kostencalculatie: parallel aan de ontwerpfase wordt een calculatie gemaakt van de geraamde investering. Dit om bij het opstellen van het ontwerp te borgen dat de toegepaste wensen (ambities) ook passen binnen de randvoorwaarden. • Aanbestedingsleidraad: afhankelijk van de gekozen vorm wordt een aanbestedingsleidraad opgesteld waarin bij toepassing van een EMVI gunningscriteria opgesteld dienen te worden. Vooraf moet nagedacht worden welke factoren naast de prijs van belang zijn bij het selecteren van een aannemer. • Bestuurlijke besluitvorming: gedurende het proces vindt op diverse momenten besluitvorming plaats door het college van Burgemeester en Wethouders en de gemeenteraad. Rolverdeling De gemeenteraad heeft de opdracht aan het college van Burgemeester en Wethouders gegeven om een renovatie uit te voeren aan het huidige stadhuis. In dit kader is het college opdrachtnemer en de gemeenteraad opdrachtgever. Om betrokkenheid bij het proces te borgen heeft de gemeenteraad een raadscommissie opgericht die een adviserende rol heeft richting het college en de gemeenteraad. Voor het besluitvormingstraject wordt vastgehouden aan de gebruikelijke werkwijze. 6. Projectgrenzen Het project is gericht op verbouw van de Drs. F. Bijlweg 20. De in de nabijheid gelegen objecten zoals het appartementencomplex Zuyderhorn maken geen onderdeel uit van het renovatieplan. 7. Kwaliteit Prioritering van wensen Doel van de renovatie is passende huisvesting te realiseren voor een periode van 15 jaren, waarbij rekening wordt gehouden met de regionale ontwikkelingen en het aspect duurzaamheid een belangrijke rol speelt. De kwaliteit van de verbouwing komt tot uitdrukking in het programma van eisen, waar in dit document al een aantal eisen (randvoorwaarden) voor genoemd zijn. In de verfijnings- en aanpassingsslag van het PVE worden naast eisen ook wensen opgenomen, bijvoorbeeld een hoger ambitie qua duurzaamheid. Een prioritering in de wensen is nodig. Het college van Burgemeester en Wethouders zal daartoe een voorstel doen aan de raadscommissie. Communicatie Onderdeel van het uit te werken plan op hoofdlijnen is het opstellen van een communicatieplan om werknemers, burgers, media en direct omwonenden tijdig en correct te informeren over het proces. Op hoofdlijnen wordt de volgende communicatiestrategie alvast voorgesteld: • Alle raadscommissies inzake verbouw stadhuis zijn openbaar toegankelijk; • Na een positief advies in de raadscommissie begeleiding renovatie stadhuis 2016 van 1 augustus 2016 wordt het personeel en de media geïnformeerd over het plan op hoofdlijnen. • De gemeentesecretaris in combinatie met het management draagt zorg voor communicatie en betrokkenheid van personeel. • De ondernemingsraad (OR) wordt volgens de gebruikelijke weg (maandelijks) betrokken bij de planvorming. • Verder wordt de OR gedurende het proces om advies gevraagd, waarbij rekening wordt gehouden met haar bevoegdheden. 8 8. Planning op hoofdlijnen In onderstaande planning is op hoofdlijnen aangegeven wanneer gewerkt wordt aan elk product. In de komende maanden wordt het plan op hoofdlijnen verder verfijnd, waarbij ook de planning meer gedetailleerd wordt ingevuld. Start Deadline Product Gremium --- 1 augustus 2016 Plan op hoofdlijnen (POH) Commissie PM 12 september 2016 Aanvraag voorbereidingskrediet Gemeenteraad 1 augustus 2016 PM Opstellen communicatieplan College 1 augustus 2016 1 november 2016 Verfijning POH en programma van eisen College / Commissie 1 oktober 2016 1 februari 2017 Ontwerp binnenzijde/ buitenzijde (incl. floorplan) College / Commissie 1 oktober 2016 1 februari 2017 Kostencalculatie (van globaal naar fijn) College / Commissie PM PM Kredietvoorstel/ start aanbesteding gemeenteraad Gemeenteraad PM PM Start vergunningentraject College 1 februari 2017 1 april 2017 Inschrijvingen aannemers na informatieronde College / Commissie 1 april 2017 1 juli 2017 Selectieproces aannemers College 1 februari 2017 1 augustus 2017 Regeling tijdelijke huisvesting/ interne verhuizing College 1 augustus PM Aanvang realisatiefase (start renovatie) Optioneel: Extra raadsinformatieavonden om de gemeenteraad gedurende het proces tijdig te informeren. Desgewenst maakt dit onderdeel uit van het communicatieplan. 9. Risico’s Risico Beheersingsmaatregel De planning is ambitieus en mogelijk worden termijnen overschreden Er is uitloop mogelijk tot uiterlijk december 2017. Bij een verwachte overschrijding wordt het college, de raadscommissie en de gemeenteraad geïnformeerd. Niet alle constructie- en installatietekeningen zijn voorhanden, waardoor mogelijk in het vervolgtraject onverwachte zaken aan het licht komen. Door een deskundige wordt vooraf een inschatting gemaakt van de mogelijke risico’s. De toekomstige aannemer dekt dit risico af in de aanneemsom, voor zover de risico’s niet door de deskundige vooraf uit te sluiten zijn. Bij de uitvoering van een type B asbestonderzoek kunnen nieuwe asbestlocaties worden ontdekt. Er is reeds een asbestbeheersplan opgesteld op basis van een inventariserend asbestonderzoek (Type A). Hieruit zijn een aantal asbestlocaties bekend. Zodra het PVE bekend is, kan een type B asbestonderzoek gestart worden. Werknemers voelen zich onvoldoende betrokken In de komende periode wordt een communicatieplan opgesteld. In het communicatieplan wordt expliciet rekening gehouden met het betrekken van de werknemers, maar ook andere actoren zoals omwonenden en de media. Projectbudget blijkt ontoereikend om te voldoen aan de randvoorwaarden (eisen) Indien blijkt dat op basis van de randvoorwaarden (eisen) het projectbudget wordt overschreden, dan dient in overleg met het college en de commissie begeleiding renovatie stadhuis 2016 opnieuw naar de randvoorwaarden gekeken te worden om binnen het gestelde budget te blijven. 9 Bijlage: eerste aanzet vernieuwd programma van eisen Op hoofdlijnen Inleiding Op 25 juli 2016 is in de commissie voorbereiding renovatie stadhuis (CBRS) het concept plan op hoofdlijnen besproken en goed ontvangen. In het plan op hoofdlijnen is een aantal randvoorwaarden c.q. aanpassingen in het programma van eisen benoemd. De benoemde randvoorwaarden en aanpassingen zijn tot stand gekomen op basis van: - de motie inzake verbouw van het huidige stadhuis (13 juni 2016); - hetgeen besproken is in de raadscommissie vergaderingen van de CBRS op 15 juli, 18 juli en 25 juli 2016. Op basis van het (concept) plan op hoofdlijnen is een eerste aanzet gemaakt voor het programma van eisen. De hieronder benoemde thema’s en uitgangspunten zijn geselecteerd, omdat het als randvoorwaarde (eis) is meegenomen in het plan op hoofdlijnen. Dit is dan ook meteen de verklaring waarom deze thema’s wel genoemd zijn en andere mogelijk nog niet. Uiterlijk op 1 november 2016 dient het programma van eisen volledig uitgewerkt en afgerond te zijn. Algemeen Doel van de renovatie is het voorzien in een adequaat onderkomen waar de ambtelijke organisatie haar activiteiten kan uitvoeren, de inwoners terecht kunnen en het politieke proces gefaciliteerd wordt. Centralisering Het stadhuis van de gemeente Den Helder is momenteel gehuisvest in twee gebouwen aan de Bijlweg 2 en Bijlweg 20 in Den Helder. Na de renovatie dient het personeel uit de locatie Bijlweg 2 (Sociaal Domein) gehuisvest worden in de Bijlweg 20. Hiermee wordt de gehele gemeentelijke organisatie, met uitzondering van team Wijkbeheer, centraal gevestigd in één gebouw. Voor het ruimtelijk programma betekent dit dat er ruimte geboden dient te worden aan 469 medewerkers, vertegenwoordigd in 369 FTE. Aantal medewerkers 469 Aantal FTE (totaal) 369 Aantal FTE (werkplekdomein) 315,5 Werkplekfactor 70% Deeltijdfactor 10% Aantal werkplekken 243 In het kader van efficiënt en optimaal ruimtegebruik wordt uitgegaan van een werkplekfactor van 70%. Dit betekent dat in tegenstelling tot de huidige situatie, niet voor elke medewerker een eigen bureau beschikbaar is. Gelet op het feit dat een deel van de medewerkers in deeltijd verband werkt, wordt een correctie van 10% toegepast, om te voorkomen dat er op bepaalde momenten onvoldoende werkplekken beschikbaar zijn. In totaal zijn er na de renovatie 243 werkplekken benodigd. Functionele eisen werkplekdomein Voor het werkplekdomein worden de volgende eisen gehanteerd: - Er wordt een flexibel werkplekconcept toegepast om in te spelen op (toekomstige) regionale ontwikkelingen met betrekking tot bijvoorbeeld uitvoerende diensten, om zo overcapaciteit te voorkomen of tot een minimum te beperken. - Er moet rekening worden gehouden met een virtuele desktop infrastructuur zodat de virtuele werkomgeving op elke plek in het stadhuis of daarbuiten (bijvoorbeeld op een thuiswerkplek) is te benaderen. - Alle medewerkers, leidinggevenden en directie maken gezamenlijk gebruik van het medewerkergebied; - Faciliteren van activiteitgerichte werkplekken voor alle medewerkers, leidinggevende en directie; - Oppervlakte per werkplek wordt bepaald door de wettelijk geregelde NEN 1824 normering, waarbij gemiddeld circa 7 m2 per werkplek benodigd is (exclusief verkeersruimten). - Voor een aantal functies geldt dat zij een apart domein hebben met eigen werkplekken en overlegruimten (o.a. frontoffice, college van B&W, griffie). 10 Duurzaamheid Basiseis voor de gehele renovatie is het Bouwbesluit 2012 inclusief het wijzigingsbesluit 2015. Steeds geldt dat voldaan moet worden aan het verbouwniveau (van rechtens verkregen ofwel vergunde niveau), tenzij er hogere eisen zin opgenomen voor bestaande bouw (ondergrens) in het Bouwbesluit 2012. Naast het wettelijke vereiste wordt als wens geuit om aanvullende duurzaamheidsmaatregelen te treffen vanuit het beleid van de overheid gericht op (bijna) energieneutraal bouwen. Hierbij kan gedacht worden aan inzet van een warmtepomp, koeling, vloerverwarming, PV-panelen en CO2-gestuurde regeling per ruimte (niet limitatieve opsomming). Binnen het thema duurzaamheid volgt een nadere uitwerking van de GPR onderdelen milieu, gezondheid, energie, gebruikskwaliteit en toekomstwaarde. De afkorting GPR staat voor gemeentelijke praktijkrichtlijn, maar deze term wordt niet meer gebruikt. De term GPR staat nu als naam voor een instrument om de prestaties op gebied van kwaliteit en duurzaamheid van gebouwen te waarderen. Uitstraling Aanpassing van de uitstraling van de buitenzijde van het gebouw is in principe een wens, met uitzondering van: - Noodzakelijke aanpassingen volgend uit wet- en regelgeving (o.a. Bouwbesluit 2012) - Elementen aan de buitenzijde die conform NEN 2767 lager scoren dan conditieniveau 2 (goede conditie). Buitenterrein De volgende functies moeten worden voorzien in het openbaar domein: - Fietsenstalling: voor de eigen medewerkers moet een overdekte en afsluitbare fietsenstalling worden voorzien nabij de personele ingang. - Parkeergelegenheid: parkeerterrein dient conform de gemeentelijke parkeernormering en CROW richtlijnen te worden ingericht. De huidige situatie voldoet aan de hiervoor genoemde wet- en regelgeving nu en in de toekomstige situatie. Als wens wordt uitgesproken om het parkeerterrein aan de achterzijde van het huidige stadhuis te optimaliseren, waardoor het aantal parkeerplaatsen verdubbelt en minder in de omgeving geparkeerd hoeft te worden.