Zoals ik in mijn terugblik vertelde hebben wij op 22 april voor het eerst digitaal vergaderd. Hoe ging dat eraan toe? Graag deel ik mijn ervaringen met jullie en geef ik je een kijkje ‘in de keuken’.
Opstarten op 22 april
Alle raadsleden waren een uur van te voren online voor de eerste videovergadering van de Baarnse gemeenteraad. Zo konden eventuele technische gebreken nog worden opgelost voor de burgemeester de vergadering zou openen. Doordat alles zorgvuldig was voorbereid verliep de vergadering over het algemeen erg soepel.
We werken met MS Teams. Hierin zijn de voorzitter en de laatste 3 sprekers zichtbaar. Je kunt dus niet de wethouder of een mede raadslid in de ogen kijken. Dat is flink wennen! Want alle non-verbale communicatie valt dus weg. En ik kan jullie verklappen dat dit een belangrijk onderdeel is van de vergadercultuur. De blikken die gewisseld worden tijdens een raadsvergadering, de gesprekjes in de wandelgangen. Het maakt allemaal onderdeel uit van het politieke besluitvormingsproces. Een proces wat enerzijds bestaat uit het uitvergroten van de verschillen en anderzijds het zoeken naar bondgenoten, om zo te zorgen voor betere besluiten. Als dat wegvalt, wordt het een zakelijk overleg, in plaats van een politieke vergadering.
Besluiten via hoofdelijk stemmen
Voor de kijkers thuis was het ook een beproeving, want voor ieder agendapunt moest er hoofdelijk gestemd worden. Alle 19 raadsleden moesten om beurten hun naam, partij en voor of tegen zeggen, terwijl normaal gesproken een knikje naar de voorzitter vaak voldoende is. Het is veel wennen, voor iedereen.
Maar sommige vergaderingen zullen fysiek plaatsvinden
De gemeenteraad van Baarn heeft ervoor gekozen om zoveel mogelijk digitaal te vergaderen. Maar na de eerste digitale raadsvergadering, waarbij we ruim 5 uur achter elkaar in een digitale vergader omgeving aanwezig waren, is het duidelijk geworden dat digitaal vergaderen zijn beperkingen kent. Dat is dan ook de reden dat we ervoor kiezen om voor een aantal onderwerpen wel fysiek bijeen te komen. Bijvoorbeeld voor het Cultuurhuis, Soestdijk en de Perspectiefnota als opmaat naar de begroting. Dit zijn de politiek gevoelige onderwerpen, waarvoor de woordvoerders op deze onderwerpen fysiek met elkaar in debat zullen gaan. De rest van de raadsleden blijft dan thuis. Zo kunnen we voldoende afstand bewaren. En de besluitvorming? Die vindt vervolgens weer digitaal plaats: op de manier zoals hierboven beschreven. Zo combineren we het beste van beide.