Beste raadsleden en leden van de auditcommissie/aanwezigen werkbijeenkomst auditcommissie,
Bijgaand ontvangt u de hoofdlijnen van de werkbijeenkomst auditcommissie. Hierin zijn ook een aantal aanvullingen van de accountant op feitelijke onjuistheden verwerkt. Deze hoofdlijnen worden zoals eerder aangegeven a.s. donderdag als bijlage gepubliceerd bij het griffiebericht in iBabs.
De burgemeester en de griffier hebben de afgelopen dagen van raads- en commissieleden van drie fracties (Keerpunt 2010, VPGrave en LLVCG) een afzonderlijke reactie ontvangen op het persbericht van de LPG van 24 januari waarin uitspraken van de accountant worden aangehaald uit de besloten werkbijeenkomst auditcommissie waarin het overleg met de accountant op de agenda stond.
De vraag die centraal staat in hun reactie is of LPG daarmee de geheimhouding heeft geschonden. Onderstaand wordt de visie van de burgemeester en de griffier over dit onderwerp gegeven.
We kiezen ervoor om dit met de raadsleden en de leden van de auditcommissie te delen, zodat alle betrokkenen hiervan op de hoogte zijn.
Aanleiding planning besloten werkbijeenkomst: agendacommissie 8 januari
In de agendacommissie is de keuze besproken tussen een besloten auditcommissie en een besloten werkbijeenkomst.
Centraal daarbij stond de vraag van enkele fracties om in alle rust met de accountant een gesprek te kunnen voeren over de financiële positie van de gemeente Grave.
In de verordening auditcommissie is opgenomen bij artikel 7.3 dat de vergaderingen van de commissie openbaar zijn, tenzij de commissie anders bepaalt.
Dit betekent dat de agendacommissie niet kan beslissen over wel of niet openbaar en dat de vergadering dan openbaar moet beginnen, zoals de Gemeentewet stelt.
Dit betekent dan ook dat zodra is besloten de vergadering in beslotenheid voort te zetten de publieke tribune ontruimd moet worden. Dit werd onwenselijk geacht. De agendacommissie kan wel besluiten tot beslotenheid van een werkbijeenkomst. Deze keuze heeft de agendacommissie gemaakt.
Al in de vorige raadsperiode is met de fractievoorzitters de afspraak gemaakt dat hetgeen besproken is in een werkbijeenkomst met anderen gedeeld mag worden. Dat is ook logisch, omdat de meeste werkbijeenkomsten worden ingezet in de beeldvormingsfase ter voorbereiding op komende raadsvoorstellen en dan is het natuurlijk wenselijk de gegeven informatie met fractiegenoten en ook in de commissies/raad te delen.
Het is daarom ook geen geheime vergadering, zoals de Gemeentewet stelt. Wel is de afspraak gemaakt om prudent om te gaan met terugkoppeling op individueel niveau van vragen van raads- en/of commissieleden.
Voorbereiding werkbijeenkomst
Ter voorbereiding op de werkbijeenkomst heeft de griffier op maandag 21 januari een mail gestuurd naar alle raadsleden en leden van de auditcommissie waarin de volgende passage is opgenomen:
“Ik zal de hoofdlijnen van het gesprek op papier zetten (zoals ik ook heb gedaan bij de werkbijeenkomst van de raad over de werkwijze en de werkbijeenkomst van de auditcommissie over rollen en taken auditcommissie). Deze hoofdlijnen worden naar alle deelnemers van dit overleg gemaild en als bijlage toegevoegd aan het griffiebericht in iBabs en daarmee openbaar gemaakt, zodat er over gesproken kan worden (in de commissies/raad).”
Daarmee is al aangegeven dat de gegeven informatie openbaar wordt.
Na afloop werkbijeenkomst
Ook in het griffiebericht van 24 januari is deze afspraak nogmaals bevestigd:
“Hoofdlijnen werkbijeenkomst auditcommissie
Afgelopen dinsdag vond de besloten werkbijeenkomst auditcommissie plaats. Op de agenda stond een gesprek met de accountant Deloitte. De heren Van Aart en Reyners hebben een toelichting gegeven op de belangrijkste bevindingen van de managementletter en de financiële situatie van onze gemeente. Zoals aangegeven worden de hoofdlijnen van deze bijeenkomst op papier gezet en volgende week als bijlage bij dit griffiebericht gevoegd, zodat er over gesproken kan worden in commissies/raad.”
Conclusie
Gezien het feit dat er op werkbijeenkomsten geen geheimhouding berust zoals in de Gemeentewet wordt gesteld en aan is gegeven dat de informatie openbaar wordt gemaakt, is er geen sprake van integriteitsschendingen, zoals opgenomen in de gedragscode integriteit raads- en commissieleden gemeente Grave, hoofdstuk 3.
Het moment waarop, alsmede de inhoud van het persbericht zijn uiteraard voor verantwoording van LPG, net zoals persberichten van andere fracties.
Hartelijke groet,
Burgemeester Lex Roolvink en griffier Rian Swinkels.
Hoofdlijnen werkbijeenkomst auditcommissie
Gesprek met de accountant de heer Reyners en de heer Van Vugt van Deloitte 22 januari 2019, 19.30 – 20.50 uur
Aanwezig:
B. Martini, A. Bannink (managementletter) A. Heemskerk R. Eijbersen
J. van Geest, L. Kamps, R. Bannink, M. Wierda, J. Hendriks, H. Bongers
Voorzitter: de heer Nuijen
Griffier: Mevrouw Swinkels
Accountant: De heren Van Vugt en Reyners van Deloitte
Daarnaast nemen op de publieke tribune de raadsleden Hulsebosch, Van Kraaij en A. Bannink en de collegeleden Joosten en Henisch plaats.
Hoofdlijnen werkbijeenkomst
De heer Nuijen opent de bijeenkomst en heet iedereen welkom, in het bijzonder de heren Van Vugt en Reyners van Deloitte. Hij wijst op de eindtijd van de bijeenkomst van 20.50 uur in verband met de volgende werkbijeenkomst om 21.00 uur.
Hij refereert aan de mail die de griffier gisteren heeft verzonden met daarin onder andere de drie gespreksonderwerpen met de accountant.
Hij wijst tevens op de afspraak dat de auditcommissie financieel technisch van aard is. Mevrouw Bannink meldt dat de heer Heemskerk verlaat is en dat ze zijn plaats inneemt tot hij er is.
1. Managementletter
De heer Reyners geeft aan dat dat ze bezig zijn met de laatste aanpassingen aan de managementletter en dat deze op korte termijn naar het college gaat.
Het college kan vervolgens de managementletter doorsturen. Hij somt de belangrijkste bevindingen op:
– Wat betreft de inrichting van de interne controle is er ruimte voor verbetering door het meer centraal te organiseren en periodiek te rapporteren en adviseren. De gemeente heeft daar ondersteuning voor gevraagd om te komen tot een verbeterde aanpak. Een tweede stap (toekomstgericht) is om een zichtbare koppeling te maken in de interne controle met de beheersmaatregelen. Daarmee laat je zien dat de interne controle de juiste dingen raakt. Het is belangrijk om dit verder te professionaliseren, omdat het college vanaf 2021 zelf een rechtmatigheidsverantwoording moet afleggen.
– De voorziening voor wegen. Het beheerplan is te oud. De accountant heeft de gemeente geadviseerd om hier rekening mee te houden bij de onderbouwing van de jaarrekening en het plan tijdig te actualiseren. Het beheerplan staat binnenkort ter besluitvorming op de agenda van de raad en daarmee is het plan ruim voor de jaarrekeningcontrole beschikbaar. Dan kan de voorziening blijven staan.
– Verhuur- en pachtopbrengsten. Dit thema is de afgelopen jaren een aantal keer teruggekomen. Er is onvoldoende functiescheiding. Bij de verhuuropbrengsten is de gemeente bezig om dit proces te verbeteren. Er is gekeken naar de aanschaf van een nieuw systeem, daar kunnen de pachtopbrengsten later ook bij aansluiten. De gemeente is nu al bezig om vanuit het kadaster de volledigheid van de objecten vast te stellen, om zeker te weten dat voor alle objecten die de gemeente bezit en verhuurd worden, dat daarvoor de huurpenningen worden geïnd. Daar ziet de accountant dus verbeteringen, al is de gemeente er nog niet,
– PGB’s (persoonsgebonden budgetten) in het sociaal domein. De gemeente voert dit jaar zelf buiten de SVB om de dossiercontroles uit, zodat de gemeente zelf hierover een oordeel kan vormen.
Laatste vier jaar heeft de accountant over deze massa een niet goedkeurend oordeel gegeven. Deze controle zorgt ervoor dat je als gemeente zelf controlewerkzaamheden kunt doen. Betekent niet dat het meteen goed is, want de vraag is wat er uit de controles komt. Maar het is in ieder geval een stap in de goede richting om voor deze massa dit jaar mogelijk een goedkeurend oordeel te krijgen. Dat is een belangrijke wijziging.
De auditcommissieleden worden geadviseerd om de samenvatting van de managementletter te lezen en te letten op of er processen out of control zijn.
Dan kun je het college bevragen hoe ze weer in control komen.
Daarnaast is het belangrijk om als raadslid te kijken naar de mate van follow up van de bevindingen. De accountant licht toe dat met betrekking tot de follow up van de 5 opmerkingen die het afgelopen jaar zijn gemaakt er drie zijn opgelost, 1 gedeeltelijk en 1 niet. Dat is wat de accountant betreft toereikend.
Als dit niet voldoende voortgang kent, dan kun je als raadslid hierover ook het college bevragen. Zijdelings kan een raadslid ook letten op de actualiteiten: is de organisatie voldoende bezig met actuele wetgeving.
De accountant adviseert de auditcommissie om in overleg te gaan met het college welke versie ze ontvangt van de managementletter (concept of definitief), omdat dit te maken heeft met de openbaarheid van de stukken en dat de managementletter gericht is aan het college en zij hierover gaat. Een andere optie is om de accountant te bevragen of er belangrijke wijzigingen zijn geweest tussen de concept en definitieve versie. Hij geeft aan dat het verschil tussen het concept en de definitieve versie nu op punten en komma’s berust.
2. Gesprek over de financiële situatie van de gemeente..
De heer Van Vugt geeft aan hoe hij aankijkt tegen de financiële positie van de gemeente. Wat opvalt en wat de aandachtspunten zijn. Hij baseert zijn cijfers op zijn database waarin hij de begrotingen en jaarrekeningen vanaf 2009 van alle gemeenten heeft opgenomen. Daaruit trekt hij financiële analyses. Voor hem is inmiddels herkenbaar wanneer een gemeente in de financiële problemen zit.
Hij vergelijkt de gemeente Grave met gemeenten tussen de 20.000 en 50.000 inwoners, omdat de cijfers van de groep gemeenten met minder inwoners er te weinig zijn om voldoende betrouwbaar te laten zijn.
Cijfers jaarrekening 2017 Grave Gemiddelde gemeenten Reactie accountant
20.000 – 50.0000 inwoner
Netto schuld 674 euro per inw. 1.327 euro per inwoner Grave gunstige positie
Bruto schuld 1.723 euro per inw. 2.158 euro per inwoner Grave gunstige positie
Reservepositie 1.535 euro per inw. 1.255 euro per inwoner Grave gemiddeld
Netto schuldquote 36% 60% Rijk geeft aan gevarenzone bij
120 – 130 % (schuld 1,3x begroting)
Risicoprofiel 70 euro per inwoner 190 euro per inwoner
(landelijk 225 euro per inwoner) In euro’s een relatief laag
risicoprofiel.
Grote gemeenten hebben beduidend hoger profiel.
Weerstandscapaciteit (verhouding risico’s en hoeveel buffer je hebt om die risico’s op te vangen)
Berekening is onderhevig aan subjectieve elementen, wat tel je wel/niet mee? Daarmee lastiger te vergelijken. Gemiddelde zegt wel iets.
Weerstandsvermogen 14 3. Meeste gemeente meer risico en minder weerstand.
Lokale lastenniveau 721 euro
152ste plek, gemiddeld
Voor een kleine gemeente is dat knap, relatief kleine gemeenten, vaak hoger lokale lastenniveau i.v.m. voorzieningenniveau.
Wat betreft risico en weerstand staat Grave er relatief gezond voor. De schulden zijn de afgelopen jaren sterker toegenomen in vergelijking met andere gemeenten, maar de schuldpositie is gunstiger dan bij veel andere gemeenten. Je zou kunnen zeggen dat de gemeente een inhaalslag heeft gemaakt. Hetzelfde geldt ook voor de reserves. In Grave is deze de afgelopen jaren sterker gedaald dan bij andere gemeenten, maar de reservepositie is iets boven het gemiddelde met 300 euro. De accountant heeft ook gekeken naar landelijke gemiddelden en dat geeft geen andere conclusie.
Hij constateert dat de financiële positie solide is en dat de afgelopen 5-6 jaar de schuld meer dan gemiddeld is toegenomen en het eigen vermogen meer dan gemiddeld is afgenomen. Wat betekent dit? Financieel technisch kan de gemeente nieuwe schulden aan. Hij geeft aan dat er altijd goed gekeken moet worden naar het risicoprofiel, renterisico en waarvoor je de schuld aangaat (bijvoorbeeld investeringen of tekorten in de exploitatie). De tweede vraag daarbij is of de gemeente de afschrijvingslast en de rentelast in de begroting kan opvangen. Daar zit de kern van het aandachtspunt voor de raad: kunnen de lasten gedekt worden in de begroting? Als het antwoord daar ja op is, dan is er niets mis met investeringen en schulden daarvoor aangaan. Als het antwoord nee is, dan wordt de reservepositie verder uitgehold en dat kan gevaarlijk zijn op termijn. Daar let de provincie ook op.
De begroting geeft aan dat de gemeente in 2019, 2020 en 2021 gaat interen op de reserves en dat de jaarschijf 2022 een nullijn heeft. Hij adviseert de raad om zich daaraan te houden. Dus bij de begroting van 2020 in de jaarschijven van 2022 en 2023 laten zien dat er niet wordt ingeteerd, maar dat het de nullijn heeft (sluitende begroting). Bij een investering dus de nieuwe lasten dekken in de begroting door te bezuinigen of lokale lasten te verhogen. Daar moet de politieke discussie over gevoerd worden. De raad heeft alle stuurknoppen in de hand. Ten opzichte van het verleden (een heel erg gezonde positie) vraagt het nu door de laatste jaren oplettendheid. De provincie geeft de kleur af (oranje) bij de beoordeling van de begroting aan de hand of deze sluitend is. Grave houdt deze kleur totdat de begroting sluitend is, voorzien in 2022.
Een mogelijkheid voor de raad is om de schuldquote en de schuldtoename uit te laten rekenen bij 60-70%, 100% en 120% en daar dan een soort waarschuwingssysteem aan te hangen met gekleurde vlaggen.
Als raad kun je je ook afvragen of je je herkent in het risicoprofiel. Dat ligt aan je activiteitenniveau en hoeveel investeringen er lopen. Hij noemt als voorbeeld een stad die heel veel doet en een enorm laag risicoprofiel heeft. Daar heeft hij tegen de gemeenteraad gezegd dat hij dat niet snapt en ze geadviseerd daar naar te kijken.
De accountant geeft aan dat er risico’s zijn m.b.t. herindeling, maar dat die nu niet te kwantificeren zijn. Hij adviseert de raad er meer strategisch over na te denken in deze fase.
De accountant geeft aan dat het risicoprofiel gaat toenemen in verband met het sociaal domein en mogelijke verdere decentralisatie van taken; bijvoorbeeld verpleeghuiszorg. In 2021 vindt de herijking van het gemeentefonds plaats en dat kan een risico hebben. Voor een relatief kleine gemeente is er meer risico als je alle taken op een kwalitatief hoog niveau wilt uitvoeren. Dat vraagt een goed bestuur (college en raad) en een goede ambtelijke organisatie. Hij adviseert de raad daar op te letten en in te investeren.
3. Scholing en inlezen: advies van de accountant aan de leden van de auditcommissie
De accountant adviseert de auditcommissie om thema’s periodiek te agenderen, bijvoorbeeld financiële positie, budgetrecht, verbonden partijen en grondexploitaties om zo kennis over deze thema’s op te doen en te leren waar de stuurknoppen van de raad zitten. De heer Van Geest vult aan dat de VNG opleiding voor raadsleden over financiën ook buitengewoon is.
4. Terugkoppeling werkgroep P&C cyclus
De heer Hendriks geeft een korte toelichting op het verslag.
De voorzitter bedankt de heren Van Vugt en Reyners. De voorzitter geeft aan dat door het aanpassen van de vergaderkalender de accountant niet kan op 11 juni. In overleg met de accountant wordt dit 12 juni. Dit zal in de volgende agendacommissie vastgesteld worden. Vervolgens sluit hij de werkbijeenkomst.
